Fatturazione elettronica e rifornimenti carburante: cos’è cambiato

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Da diversi mesi aziende e liberi professionisti che usano auto aziendali hanno dovuto dire addio alla vecchia scheda carburante cartacea. Dall’avvento della fatturazione elettronica, è diventato obbligatorio infatti pagare i rifornimenti della propria flotta aziendale con metodi tracciabili.

Se questo comporta numerosi vantaggi, quali il tenere sotto controllo le spese, contabilizzare in modo più semplice e combattere l’evasione fiscale, i disagi sono innegabili. Si tratta infatti di modificare completamente abitudini e modi di fare radicati e portati avanti per anni.

Chi gestisce una pompa di benzina dovrà contabilizzare diversamente i rifornimenti di chi possiede partita IVA, emettendo fattura elettronica. Imprese e privati che devono adeguarsi alla nuova normativa in materia di fatturazione elettronica dovranno invece dimenticare i contanti e utilizzare carte di credito, di debito o prepagate. Diventa essenziale da ambo le parti, quindi, l’emissione elettronica di fattura per il rifornimento.

Cosa cambia per i servizi extra

Molti impianti non forniscono solo servizi legati ai rifornimenti di carburante, ma anche servizi accessori (vendita olio motore, accessori per i veicoli, lavaggio carrozzeria, ecc…). Anche questi servizi devono essere riportati nella fattura elettronica quando abbinati a un rifornimento carburante, questo non è al momento obbligatorio se viene acquistato solo un servizio accessorio (senza rifornimento di carburante).

Come emettere fattura elettronica

I documenti elettronici vanno creati attraverso smartphone, computer o tablet esclusivamente in formato XML (questo è l’unico formato ammesso), utilizzando un software apposito (fornito gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate o a pagamento da altre aziende informatiche). Una volta redatto, il documento va trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio, che provvede al controllo dei dati. Dopodiché invia la fattura elettronica al destinatario e ne recapita la notifica al mittente.

L’emissione vera e propria della fattura elettronica, quindi, può avvenire in un momento diverso rispetto a quando viene generata: prima il sistema deve verificare e autenticare tutti i dati necessari e poi trasmetterla. In caso di anomalie, il sistema richiede un controllo da parte dell’emittente, che dovrà correggere eventuali errori o inserire dati mancanti.

A questo punto il documento è ufficiale a tutti gli effetti e ha valore fiscale.

Casi particolari e specifiche

Dato che un veicolo aziendale è spesso guidato da un dipendente, sarà questo a dover chiedere l’emissione della fattura elettronica e a pagare tramite carta, per conto dell’azienda. Se usa una sua carta personale, riceverà poi un rimborso dall’azienda, se invece usa una carta carburante aziendale ci saranno meno difficoltà. La cosa importante è che non si utilizzino contanti, ma che i pagamenti siano sempre tracciabili.

Fino all’anno scorso la fatturazione elettronica non riguardava ogni tipo di rifornimento, ma solo quelli di benzina e diesel. I carburanti diversi (metano, gpl, alternativi) erano invece esenti dall’obbligo, mentre ora sono stati inclusi dalla normativa entrata in vigore da gennaio 2019.

Restano per ora ancora esenti rifornimenti diversi rispetto a quelli di veicoli, come rifornimenti agli impianti di riscaldamento, rasaerba, gruppi elettrogeni o simili.

Cosa deve fare il cliente

Chi deve operare tramite fatturazione elettronica deve come prima cosa informare della cosa il gestore della stazione di servizio. Quindi comunicare la propria partita IVA, il codice identificativo univoco e pagare necessariamente con strumenti di pagamenti tracciabili. Deve anche comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (pec) per ricevere la fattura elettronica, così che il gestore della pompa abbia tutti i dati necessari per compilare il documento attraverso il software prescelto.

Difficoltà oggettive

Molte imprese e distributori di carburante non sono ancora del tutto pronti al cambiamento, e magari si trovano a dover usare mezzi digitali per la prima volta. Questo presenta parecchie complicazioni e rischia di mandare in tilt per diversi mesi la gestione dei servizi di ambo le parti. Anche se hanno avuto del tempo per adeguarsi alle novità e prendere dimestichezza con software e supporti, hanno bisogno di un inevitabile periodo di rodaggio per superare con successo la transizione. I vantaggi promessi da questo cambiamento sono però molteplici, quindi vale senz’altro la pena spendere impegno e pazienza per adeguarsi.